ניהול עסק יעיל 

ניהול עסק יעיל

ניהול עסק טומן בחובו אתגרים רבים, ואין זה משנה באם מדובר במקרה של ניהול עסק קטן או בניהול חברה גדולה. הסוד לניהול יעיל של בית העסק טמון בתהליכים הנערכים בתוך המרחב הארגוני ואם אלו נערכים כראוי העסק ימשיך לשגשג ולפרוח. עסקים שאינם ערוכים היטב ואינם מנהלים תהליכים מובנים ושיטתיים עלולים להצטרף אל עשרות אלפי עסקים הנסגרים מידי שנה, כאשר רובם המכריע - עסקים קטנים. על פי תחזיות, בשנת 2009 צפויים להיסגר מעל ל- 45,000 עסקים. לאור נתונים אלו, על עסקים קטנים לתת את הדעת לחשיבות הרבה בהתנהלות עסקית נכונה. ניהול עסק נכון הוא מאבני היסוד של כל עסק או חברה והוא זה שאחראי להצלחתו במקרה הטוב, או לקריסתו, במקרה של התנהלות עסקית לקויה.

על פי נתוני משרד התמ"ת שפורסמו בחודש מרץ 2009 עולה כי 47,000 עסקים צפויים להיסגר, אפוא,  בשנת 2009, כאשר 85% מתוכם עסקים קטנים. נראה כי הסיבה המרכזית לכך טמונה במחנק האשראי המגיע מכיוון הבנקים, אך אחוז לא מבוטל מאותם עסקים לא מצליח לשרוד עקב ניהול עסק כושל.

ניהול עסק במציאות היום יומית מכתיבה לבעלי העסקים הקטנים אתגרים רבים כתנאי הכרחי להישרדותם. בעסקים גדולים המבנה הארגוני מתאפיין במנכ"ל היושב בראש הפירמידה ומתחתיו אנשי מקצוע במחלקות השונות, כך שלכל עובד מיומנות ואחריות ייחודית. בעסקים קטנים לעומת זאת, המבנה שונה ומאופיין בכך שבעליהם מתפקדים תחת מספר כובעים. עקב כך, בעלי עסקים קטנים נאלצים להתמודד באופן שוטף עם כל האספקטים של ניהול עסק, מה שעלול ליצור בעיה.

מעבר לכך שבעלי עסקים קטנים מוצאים עצמם תרים אחר עסקאות והזדמנויות חדשות, שיסייעו להם להשאיר את הראש מעל המים בתקופת מיתון עם מינימום נזקים, במקביל עליהם להמשיך לתפקד גם בכל מה שנוגע לטיפול ושימור לקוחות, גביית כספים, ביצוע ומעקב אחר משימות וזה רק על קצה המזלג.

העדר זמן, מחסור במשאבים ובכלים תפעוליים לצורך ניהול עסק שוטף, גם הם נמצאים בעוכריהם של בעלי עסקים קטנים ויוצרים בעיות וליקויים בהתנהלות העסקית היומיומית.

ניהול עסק בתנאים שכאלו אינו מאפשר לבעל העסק לראות את "התמונה הגדולה" וסופו למנוע ממנו להבין בבירור "היכן הוא עומד". כל אלו הם מתכון בדוק להתדרדרות עסקית, ובמקרים קיצוניים, עלולים תנאים אלו להוביל לקריסת העסק כליל.

הדרך להימנות עם אחוז העסקים הקטנים המצליחים ולא להצטרף לסטטיסטיקה העגומה, טומנת בחובה הערכות מוקדמת והטמעה של מספר עקרונות בסיסיים של ניהול עסק יעיל.

ניהול עסק - השקיעו בתכנון

ניהול עסק יעיל כולל הערכות מוקדמת. תכנון ארוך טווח וניהול נכון של הסיכונים, לעולם לא היו מנת חלקם של העסקים הגדולים בלבד.

עסקים קטנים רבים נוטים לחשוב שהתנהלות תוך כדי תנועה מתאימה להם יותר מאשר השקעת זמן וכסף בתכנון – מה שעלול להוות בעיה בהמשך. ניהול עסק תוך תכנון מערך אסטרטגי הכולל היערכות לתקופות משבר הוא האמצעי הראשון שיסייע לכל בעל עסק לתכנן ולכלכל את צעדיו בחוכמה.

ניהול עסק - הפיקו דוחות עסקיים

ניהול עסק, בכל תחום, כולל שימוש בדוחות עסקיים לצורך מעקב ובקרה. דוחות עסקיים אלו הינם כלי אפקטיבי המסייע לבעל העסק לקבל תמונה ברורה אודות התנהלות העסק. הדוחות הללו מאפשרים קבלת מידע שוטף וזמין על הפעילות העסקית ועל התנהלות תקשורת שוטפת מול הלקוחות והספקים.

מדוחות עסקיים המאפשרים מעקב ובקרה, ניתן להפיק נתונים סטטיסטים על הפעילות העסקית, כגון: צפי הכנסות והוצאות, מספר לקוחות חדשים בחודש, אחוזי הצלחה בסגירת עסקאות, תמונה שוטפת על הפרויקטים הנוכחיים והעתידיים ועוד. נתונים אלה מסייעים בקבלת תמונה רחבה יותר של  ניהול עסק ומסייעים לבעל העסק למקד את המשאבים לפיתוח העסק במקומות הנדרשים.

ניהול עסק - נהלו את קשרי הלקוחות

ניהול עסק ללא בקרת קשרי לקוחות עלול ליצור בעיות. לקוחות הם המרכיב העיקרי והחשוב בכל בית עסק. שירות טוב ויחס אישי - יש ביכולתם לבדל עסק אחד ממשנהו ולהפוך לקוחות קיימים ו/או מזדמנים ללקוחות נאמנים. לכן, ניהול עסק יעיל כולל מתן דגש על מספר נקודות חשובות בכל מה שנוגע לניהול קשרי לקוחות. כך למשל, מומלץ מאוד לבנות מאגר לקוחות מעודכן ולערוך טיוב נתונים אחת לתקופה על מנת לתקף את המאגר. כמו כן, מומלץ לבצע מעקב אחר הצעות המחיר שנשלחות ולוודא כי ישנו נוהל קבוע לתהליך קליטת לקוח חדש פוטנציאלי ועד להיותו לקוח פעיל.

ניהול עסק - בצעו מעקב תשלומים

ניהול עסק חכם כרוך במעקב צמוד אחר ההוצאות וההכנסות. מקרים בהם הגיע סוף החודש, הוצאתם חשבוניות, שיגרתם ו...אופס שכחתם, יכולים ליצור לבעיות.

ניהול עסק ללא מעקב אחר ההוצאות וההכנסות של העסק לא יאפשר לבחון את הסטאטוס האמיתי של העסק ולא יאפשר מעקב אחר תזרים המזומנים. על כן, כדאי להקפיד ולהפיק דוח המכיל צפי הכנסות והוצאות המאפשר שליטה ומעקב אחר החשבוניות, דבר שיקל מאוד בעת פעילות הגביה ויאפשר שליטה ובקרה בכל זמן נתון.

כעת, לאחר שבדקתם שהעסק שלכם מתנהל ולא מנוהל ווידאתם כי העקרונות מתקיימים, תוכלו להתפנות לתהליכי שימור, צמיחה ומינוף העסק,  גם בעיתות משבר ומיתון.